Nei fogli elettronici e database conviene avere sempre i seguenti campi, anche se non tutti riempiti per tutti i destinatari:
Titolo, Nome, Cognome, Incarico, Ente, Indirizzo, CAP, Città, Provincia, Nazione
Il CAP va impostato in Excel come Formato cella Speciale/C.A.P. in modo che i codici postali di Roma e dintorni appaiano con gli zeri in testa. La provincia deve essere di due lettere per l’Italia. La nazione deve essere scritta in lingua italiana. Nella stampa delle etichette mettere sempre il nome prima del cognome.